Под влиянием постоянно меняющихся условий ведения бизнеса компании расширяются, осваивают новые направления деятельности и начинают испытывать потребность в смене офиса. Чтобы организовать переезд, нужно как следует к нему подготовиться.
Стратегия переезда будет зависеть от того, как быстро необходимо переместиться в новый офис.
- Быстрый переезд занимает не более двух-трех дней и позволяет компании не приостанавливать работу. Оперативное перемещение возможно для организаций, штат которых не превышает 300 сотрудников.
- Постепенный переезд практикуется крупными предприятиями с большим коллективом и длится от нескольких недель до нескольких месяцев. Компания продолжает работать в обычном режиме, но испытывает затруднения при взаимодействии различных структурных подразделений. Кроме того, могут возникнуть сложности с переносом и подключением офисных коммуникаций.
Переезду предшествует подготовительная работа. В первую очередь следует узнать о том, где живут сотрудники компании, проанализировать новую локацию офиса с точки зрения транспортной доступности и позаботиться о том, как компенсировать дискомфорт от переезда тем работникам, дом которых будет находиться далеко от нового бизнес-центра. Это может быть повышение заработной платы, домашние обеды по доступным ценам, кофе и чай за счет компании, более просторные и удобные кабинеты или офисы open space www.airportcity.spb.ru/office-rental/zeppelin-2/, сокращение количества должностных обязанностей и другие бонусы.
После того как достигнута договоренность с сотрудниками, можно переходить непосредственно к организации переезда.
- Назначьте координатора и создайте вместе с ним группу ответственных за переезд в новый БЦ лиц.
- Известите клиентов и партнеров о смене адреса. Разошлите им письма с указанием нового адреса бизнес-центра и даты, начиная с которой офис будет находиться там. К сообщению приложите карту и схему проезда.
- Составьте план нового офиса, отметьте на нем зоны, в которых будут находиться рабочие места, мебель, кухня и другие участки.
- Позаботьтесь о наличии достаточного количества розеток в офисе, расположенных в удобных местах.
- Подберите транспорт в соответствии с предстоящим объемом грузоперевозки.
- Наймите грузчиков. Численность бригады зависит от объема работ. При наличии тяжеловесных или негабаритных грузов привлекайте к переезду такелажников.
- Организуйте правильную упаковку вещей. Раздайте сотрудникам одинаковые коробки для личных вещей, сложите офисную технику в подходящую по размеру тару, предварительно обернув воздушно-пузырьковой пленкой.
- Разберите офисную мебель, тщательно упакуйте с применением стретч-пленки или гофрокартона. Каждую упаковку маркируйте соответствующими записями, это поможет избежать суматохи при заселении в новый офис.
- Разгрузку осуществляйте в соответствии с заранее составленным планом. Сначала необходимо собрать и расставить мебель, затем подключить оргтехнику и разложить вещи и документы по привычным местам.
Неправильная организация транспортировки парализует работу компании на несколько дней. Чем грамотнее организован переезд, тем быстрее он произойдет. Доверив мероприятие профессионалам, можно сменить локацию офиса за выходные и приступить к работе в понедельник в штатном режиме.
3
*