Несмотря на использование e-mail, обычная «бумажная» почта все еще остается одним из наиболее надежных способов транспортировки документов. Не всегда их можно отправить адресату в электронном виде. В некоторых случаях экспресс доставка документов является единственно возможным вариантом. Чтобы все бумаги были доставлены в целости их сохранности, их необходимо правильно подготовить к «переезду».
Варианты упаковки
Для транспортировки документов используются такие виды упаковки:
- Влагоустойчивые конверты. Предназначены для небольших отправлений, обычно до 1 кг. Изнутри такой конверт покрыт слоем полимерного материала, надежно защищающего вложения от воды. Если документы хранятся на электронных носителях, можно использовать конверт с воздушно-пузырьковой пленкой. Она хорошо защищает содержимое конверта и от влаги, и от механических повреждений.
- Пластиковые пакеты. В них можно транспортировать бумаги весом в несколько килограммов. Пакет может быть многослойным, что делает его намного прочнее. Если отправление большое, его стоит разделить на несколько частей и упаковать в пакеты.
- Тубусы из картона или пластика. Крупноформатные документы, которые нельзя складывать, транспортируют именно в тубусах. В них укладывают чертежи, карты и т.д.
- Гофрокоробы. Коробка из гофрированного картона может выдерживать вес 15-25 кг. Поэтому она применяется для транспортировки большого количества документов. К примеру, это удобно при переезде офиса. Конверты, пакеты и тубусы используются для отправки вложений по почте на большие расстояния. А при переезде офиса такая тщательная защита не требуется.
Подготовка к транспортировке архива
Общие рекомендации по перевозке документов в новый офис:
- Рассортируйте бумаги. Транспортная документация должна лежать отдельно от бухгалтерской или личной.
- Разобранные документы соберите в аккуратные стопки и заверните в пленку или полиэтиленовые пакеты для защиты от влаги.
- Коробки прочно заклейте скотчем. Если гофрокоробов много, их рекомендуется выложить на поддон и обмотать стрейч-пленкой. Следите за тем, чтобы скотч хорошо держатся на картоне.
- Для экономии места можно вкладывать маленькие коробки в большие.
- В машине коробки должны быть плотно придвинуты друг к другу. Все документы нужно транспортировать вместе, чтобы избежать путаницы.
- Нельзя перевозить бумаги в столах, тумбах, шкафах и т.д.
Источник
3
*